Політика конфіденційності

Інформування суб'єктів персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних». Редакція від 20 серпня 2026 року.

1. Хто є володільцем

Володільцем персональних даних користувачів облікових записів Платформи Declaris є оператор сервісу (Виконавець за Публічною офертою). Реквізити для звернень наведено в кінці цього документа.

Якщо Користувач завантажує на Платформу дані своїх клієнтів, контрагентів, водіїв чи інших осіб, щодо таких даних Користувач, як правило, є володільцем, а оператор — розпорядником (обробляє дані за дорученням Користувача для надання сервісу).

2. Які дані обробляються

2.1. Дані облікового запису: адреса електронної пошти, пароль (у хешованому вигляді), найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, роль у системі, журнали входу (зокрема OTP).

2.2. Дані, які Користувач вносить або імпортує: відомості митних декларацій, довідників учасників ЗЕД, банків, товарів, завантажені файли (PDF, зображення, файли митниці та інші підтримувані файли), метадані документів.

2.3. Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, файли cookie та локальне сховище, необхідні для сесії, теми інтерфейсу та збереження макета.

2.4. Дані для розрахунків: найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ та інші реквізити, необхідні для виставлення рахунку-акта. Реквізити банківських карток не збираються.

3. Мета і підстави обробки

Персональні дані обробляються з метою:

• укладення та виконання договору про доступ до Платформи (акцепт Умов);
• автентифікації, підтвердження електронної пошти, відновлення пароля;
• надання функцій підготовки декларацій, зберігання файлів і довідників;
• тарифікації, виставлення рахунків, запобігання зловживанням;
• відповіді на звернення Користувача;
• виконання обов'язків, встановлених законом (за наявності законної вимоги).

Підстави: згода суб'єкта (галочка на сторінці входу / реєстрації), необхідність виконання договору та, де застосовно, законний інтерес оператора в безпеці сервісу.

4. Кому можуть передаватися дані

4.1. Хостинг і інфраструктура: хмарні сервіси в регіоні ЄС (зокрема Amazon Web Services, eu-central-1) для серверів, бази даних і сховища файлів.

4.2. Електронна пошта: транзакційні листи (підтвердження, OTP) через поштовий сервіс оператора (зокрема Amazon SES).

4.3. Оплата: Виконавець виставляє Рахунок-фактуру (Інвойс) Замовнику; кошти надходять безготівковим банківським переказом на IBAN. Оплачений Інвойс підтверджує надання послуг за період і замінює двосторонній акт (див. Публічну оферту).

4.4. Засоби ШІ / OCR (лише якщо відповідна функція увімкнена оператором або Користувачем): OpenAI та/або Google Document AI можуть отримувати фрагменти документів або текст для розпізнавання чи витягнення полів. Такі передачі описані також в Особливих умовах.

4.5. Митні органи: оператор не подає декларацію «від себе». Передача до Держмитслужби відбувається лише якщо Користувач самостійно використовує відповідні функції підключення / підпису, які він увімкнув і за які відповідає.

4.6. Іншим користувачам Платформи дані tenant не надаються. Передача третім особам можлива за вимогою уповноваженого державного органу в передбачених законом випадках.

5. Транскордонна передача

Інфраструктура Платформи розміщується переважно в Європейському Союзі. Окремі підрядники (зокрема засоби ШІ / OCR, якщо вони увімкнені) можуть обробляти дані поза Україною. Здійснюючи акцепт Умов, Користувач погоджується з такою передачею в обсязі, необхідному для роботи Платформи.

6. Строки зберігання

Дані облікового запису зберігаються протягом користування Платформою та розумного строку після його припинення (для безпеки, бухгалтерського обліку та захисту від претензій). Завантажені файли можуть мати окремий строк зберігання згідно з налаштуваннями сервісу (зокрема політика retention для uploads). Користувач може видалити декларації та файли в інтерфейсі, якщо така функція доступна.

7. Права суб'єкта даних

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх даних, мету обробки; отримувати інформацію про умови доступу; пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни чи знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними; відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується виключно на згоді; оскаржувати дії володільця.

Звернення надсилайте на declaris.ai@gmail.com. Відповідь надається в розумний строк, як правило не пізніше 30 календарних днів.

Скарга щодо захисту персональних даних може бути подана Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини.

8. Файли cookie та локальне сховище

Платформа використовує необхідні технічні cookie / localStorage для сесії автентифікації, параметра «Запам'ятати мене», збереження макета декларації, теми оформлення та фіксації згоди з Умовами (версія документа). Маркетингові cookie третіх осіб за замовчуванням не встановлюються.

9. Захист даних

Застосовуються організаційні та технічні заходи: розділення даних за обліковими записами (tenant isolation), шифрування каналу (HTTPS), обмеження доступу персоналу, зберігання файлів у об'єктному сховищі. Жоден засіб не дає абсолютної гарантії захисту.

10. Зміни політики

Нова редакція публікується на цій сторінці із зазначенням дати. Істотні зміни можуть вимагати повторної згоди на сторінці входу.